Πώς να παρακολουθείτε αλλαγές και να χρησιμοποιείτε σχόλια σε ένα κοινό έγγραφο MS Word

Στο γραφείο, μερικές φορές πρέπει να δημιουργήσουμε ένα κοινό έγγραφο δηλαδή. ένα έγγραφο που θα χρησιμοποιηθεί από πολλούς ανθρώπους. Όταν συμβαίνει αυτό, είναι επίσης προφανές ότι οι προνομιούχοι θα κάνουν αλλαγές στο έγγραφο. και μερικές φορές κάνουν αλλαγές που άλλοι δεν μπορούν να καταλάβουν.




Ως εκ τούτου, είναι καλή ιδέα να κρατήσετε ένα κομμάτι των τροποποιήσεων που έγιναν σε ένα κοινό έγγραφο. Ο βασικός τρόπος για να το κάνετε είναι να προσθέσετε ένα σχόλιο μετά από μια αλλαγή που κάνετε ή να ειδοποιήσετε τους συνεργάτες μετά την πραγματοποίηση της επεξεργασίας. Αλλά αυτό δεν είναι πάντα πολύ βολικό, ειδικά αν το έγγραφο είναι μεγάλο. Ευτυχώς, το MS Word έχει την πλάτη σας εδώ.

MS Word παρέχει δύο εξαιρετικά εργαλεία που ονομάζονται Σχόλιο και Παρακολούθηση αλλαγών υπό τους Ανασκόπηση αυτί. Ενώ έχω δει πολύ λίγους ανθρώπους να τα χρησιμοποιούν, όσοι χρησιμοποιούν γνωρίζουν πόσο εύκολο τα πράγματα μπορούν να πάρουν μόλις καταλάβετε αυτά τα δύο εξαιρετικά χαρακτηριστικά. Και σήμερα θα σας καθοδηγήσουμε στα βασικά στοιχεία της άσκησής τους.









Χρήση σχολίων στο MS Word

Αυτή η λειτουργία θα σας βοηθήσει να αφήσετε άλλους χρήστες (εκείνους που έχουν πρόσβαση στο έγγραφο) να γνωρίζουν τα σχόλια ή τις προτάσεις σας σχετικά με ορισμένα πράγματα. Για παράδειγμα, επιλέξτε κάποιο κείμενο (όπως το κάνω στο άρθρο μου) και πατήστε το Νέο σχόλιοεικόνισμα. Σημειώστε την ετικέτα (S1) και το αντίστοιχο σχόλιο που προστέθηκε εναντίον του στο αριστερό παράθυρο.

Τώρα, όταν άλλοι χρήστες ανοίγουν το έγγραφο, μπορούν να δουν το σχόλιο, να δεχθούν τα σχόλιά σας ή να αφήσουν τα δικά τους σχόλια. Από τα εργαλεία κορδέλας, μπορείτε Διαγράφωσχόλια ή ακόμη και να μεταβείτε σε Προηγούμενο Επόμενο σχόλιο.





Χρησιμοποιώντας την παρακολούθηση αλλαγών στο MS Word για την παρακολούθηση των τροποποιήσεων εγγράφων

Όπως υποδηλώνει το όνομα, αυτό το σετ σας βοηθά αλλαγές στο κομμάτι που γίνονται στο έγγραφο. Τη στιγμή που χτυπάς Παρακολούθηση αλλαγών, ό, τι πληκτρολογείτε νέο εμφανίζεται με κόκκινο χρώμα και υπογραμμίζεται. Και ό, τι διαγράφετε παίρνει χτύπησε (όπως αυτό) αντί να διαγραφούν.

ο κάθετη γραμμή στα αριστερά εκτείνεται σε ολόκληρο το μήκος που περιέχει οποιαδήποτε αλλαγή. Μαζί με αυτό το Ανασκόπηση του παραθύρου (μπορεί να αναδυθεί από την κορδέλα) θα εμφανίσει λεπτομέρειες σχετικά με τις αλλαγές που έγιναν. Με αυτόν τον τρόπο ο ιδιοκτήτης θα έχει πλήρη γνώση των τροποποιήσεων που έγιναν στο doc.

Αυτές οι αλλαγές μπορούν τώρα να γίνουν αποδεκτές ή να απορριφθούν κάνοντας την επιλογή με το δεξί κλικ.

Εκτός αυτού, μπορείτε να επιλέξετε να δείτε τις αναθεωρήσεις στο μορφή μπαλονιού (εικόνα παρακάτω) ή ελέγξτε το διαφορετικές αναθεωρήσεις του εγγράφου (εναλλαγή επιλογών στο αναπτυσσόμενο μενού Τελική εμφάνιση σήμανσης. που εμφανίζεται στην πρώτη εικόνα).

Υπάρχουν πολλές άλλες δραστηριότητες μορφοποίησης και αλλαγής χρώματος τις οποίες μπορείτε να ακολουθήσετε. Και είμαι βέβαιος ότι θα εξερευνήσετε αυτές τις επιλογές μόλις μάθετε τα βασικά.





συμπέρασμα

Ο σκοπός αυτού του άρθρου ήταν να καλύψει τα πολύ βασικά στοιχεία για να σας βοηθήσει να ξεκινήσετε με αυτά τα δύο θαυμάσια εργαλεία στο MS Word. Εάν τα έχετε χρησιμοποιήσει προτού θελήσετε να μοιραστείτε λίγα κόλπα και συμβουλές που γνωρίζετε, με τους άλλους αναγνώστες μας. Για όσους πρόκειται να ξεκινήσουν, πείτε μας για τις εμπειρίες σας από τη χρήση τους για πρώτη φορά.