Πώς να ρυθμίσετε τις αυτόματες απαντήσεις στο MS Outlook για να εξομοιώσετε τη συμπεριφορά του Office

Όλες οι κύριες υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που γνωρίζω σας επιτρέπουν να δημιουργήσετε έναν αυτόματο ανταποκριτή διακοπών όταν προγραμματίζετε μην χρησιμοποιήσετε το email σας για λίγο. Ωστόσο, εάν χρησιμοποιείτε ένα πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιφάνειας εργασίας, Το Outlook για παράδειγμα, όχι όλες οι εκδόσεις του έχουν άμεσο τρόπο για να το ορίσετε.




Αν είστε χρήστης του MS Outlook, θα χαρούμε να γνωρίζουμε ότι μπορείτε να ρυθμίσετε τις αυτόματες απαντήσεις για όλα αυτά τα εισερχόμενα μηνύματα (ακόμη και αν δεν χρησιμοποιείτε το Exchange Edition που συνοδεύει τον Βοηθό Out of Office (OOO)). Ας δούμε πώς.





Βήματα για την εξομοίωση της συμπεριφοράς του Office Outlook

Υπάρχουν δύο γενικά βήματα για να το ρυθμίσετε. Πρώτον, πρέπει να δημιουργήστε ένα πρότυπο αυτόματης απάντησης που θα χρησιμοποιηθούν για αυτοματοποιημένες απαντήσεις.

Βήμα 1: Δημιουργήστε ένα νέο μήνυμα με το επιθυμητό μήνυμα αυτόματης απάντησης. Εχω το Μορφήεπιλέχθηκε ως Απλό κείμενοαπό το Επιλογές αυτί.

Βήμα 2: Αποθηκεύστε αυτό το μήνυμα ως ένα Πρότυπο του Outlook.

Με αυτόν τον τρόπο, είστε έτοιμοι να μεταβείτε στο δεύτερο μέρος της διαμόρφωσης. Αυτό θα σας βοηθήσει να αυτοματοποιήσετε τις απαντήσεις με βάση το είδος των εισερχόμενων μηνυμάτων που προσγειώνονται στα εισερχόμενά σας.

Βήμα 3: Πλοηγηθείτε στο Εργαλεία -> Κανόνες και ειδοποιήσεις. Στο επόμενο παράθυρο πρέπει να ξεκινήσετε με ένα Νέος κανόνας υπό Κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Βήμα 4:Ξεκινήστε από τον κενό κανόνα και προχωρήστε με Ελέγξτε τα μηνύματα όταν φθάνουν όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.

Βήμα 5: Καθορίστε τους κανόνες για τα εισερχόμενα μηνύματα ώστε να μπορούν να σαρωθούν και να φιλτραριστούν ανάλογα. Μπορείτε να ελέγξετε πολλά πλαίσια εδώ.

Βήμα 6: Για τον κανόνα δράσης πρέπει να επιλέξετε απάντηση χρησιμοποιώντας ένα συγκεκριμένο πρότυπο. Κάντε κλικ στην υπογραμμισμένη τιμή για να επιλέξετε το πρότυπο που έχετε αποθηκεύσει στο Βήμα 2.

Βήμα 7: Εάν υπάρχουν εξαιρέσεις για τα πρότυπα φιλτραρίσματος και δράσης, μπορείτε να ελέγξετε την κατάργησή τους ανάλογα με την περίπτωση.

Βήμα 8: Ελέγξτε και ολοκληρώστε τους κανόνες, για να μη μπορείτε να επιστρέψετε και να κάνετε αλλαγές ή διορθώσεις.

Βήμα 9: Θα δείτε ότι η εγγραφή θα προστεθεί στο Κανόνες και ειδοποιήσειςδιαλόγου. Εφαρμόστε το όπως έχει ελεγχθεί πριν ξεκινήσετε τις διακοπές σας.





συμπέρασμα

Αν πραγματικά θέλετε να κάνετε ένα διάλειμμα από την εργασία σας κατά τη διάρκεια των διακοπών σας, θα πρέπει να δοκιμάσετε αυτήν τη ρύθμιση στο Outlook. Οι ανταποκριτές των διακοπών προορίζονται να εξυπηρετήσουν έναν σκοπό: επιτρέποντάς σας να απολαύσετε το χρόνο σας χωρίς την πίεση να απαντάτε σε κάθε νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτή η μέθοδος στο Outlook λειτουργεί άψογα, απλώς ότι πρέπει να πάρετε τους κανόνες σωστά και να διασφαλίσετε την κατάλληλη σύνδεση διακομιστή.