Πώς να προστατεύσετε με κωδικό πρόσβασης τα MS Office (2007) χωρίς να χρησιμοποιήσετε εργαλεία τρίτων

Όλοι μας ίσως να μην διατηρούμε τη συνήθεια κλειδώνει σε φακέλους ή κρυπτογράφηση ολόκληρων δίσκων σε προστασία των δεδομένων ή περιορίζοντας την προβολή αρχείων. Αλλά υπάρχουν στιγμές που χρειαζόμαστε ένα ορισμένο επίπεδο ασφάλειας σε ορισμένα έγγραφα. Χρειάζομαι πολλά από αυτά για τα έγγραφά μου στο Word, Excel και PowerPoint και το κάνω από προστασία κωδικού πρόσβασης τους.




Το πρόσθετο πλεονέκτημα είναι ότι μπορώ εύκολα να μοιραστείτε τα αρχεία με τον ίδιο βαθμό φύλαξης. Έτσι, οι άνθρωποι που δεν γνωρίζουν τους αντίστοιχους κωδικούς πρόσβασης δεν θα μπορούν να προβάλλουν και / ή να τροποποιούν τα προστατευμένα αρχεία. Τα βήματα είναι αρκετά απλά και δεν χρειάζεται να συνδυαστούν με εργαλεία τρίτου μέρους.





Βήματα για την εφαρμογή του κωδικού πρόσβασης στα αρχεία MS Office 2007

Θα μπορούσαν να υπάρχουν περισσότεροι τρόποι εφαρμογής κωδικών πρόσβασης σε έγγραφα, αλλά η διαδικασία που επεξεργάζεται εδώ δεν μπορεί να γίνει πιο απλή. Ισχύει μόνο για έγγραφα του MS Office.



Βήμα 1: Ανοίξτε ένα υπάρχον έγγραφο ή δημιουργήστε ένα νέο. Κάνε κλικ στο Κλειδί γραφείου MS (επάνω αριστερά) και επιλέξτε το Αποθήκευση ως το έγγραφο.



Βήμα 2: Στο Αποθήκευση ωςπαράθυρο, αναπτύξτε το Εργαλείαλίστα (δίπλα από Αποθηκεύσετε και επιλέξτε Γενικές επιλογές.

Βήμα 3: Θα έχετε τη δυνατότητα να δημιουργήσετε και να προστατέψετε με κωδικό το έγγραφό σας με δύο τύπους κωδικού πρόσβασης. Ενα είναι Ο κωδικός πρόσβασης ανοίγει το έγγραφο και το άλλο, Κωδικός πρόσβασης για τροποποίηση το έγγραφο.

  • Πάρτε το πρώτο εάν θέλετε οι χρήστες να μπορούν να ανοίξουν το έγγραφο μόνο με τη βοήθεια ενός κωδικού πρόσβασης. Από προεπιλογή, χρησιμοποιεί προηγμένη μέθοδο κρυπτογράφησης για να κάνει το έγγραφο πιο ασφαλές.
  • Πάρτε το δεύτερο αν θέλετε να κρατήσετε ανοιχτό το θεατή αλλά θέλετε να το προστατεύσετε από κακόβουλες τροποποιήσεις. Δεν υπάρχει ασφάλεια σε αυτό εκτός από περιορισμούς εγγραφής.
  • Φυσικά μπορείτε να πάρετε και τα δύο ταυτόχρονα. Και θα συμβούλευα να χρησιμοποιείτε δύο διαφορετικούς κωδικούς πρόσβασης διαφορετικά η έννοια έχει χαθεί.

Σημείωση: Εάν χάσετε τον κωδικό πρόσβασης δεν υπάρχει τρόπος να το πάρετε πίσω. Επομένως, να είστε προσεκτικοί στην επιλογή ενός. Επίσης, φροντίστε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας.

Βήμα 4: Όταν προχωρήσετε περισσότερο μετά την πληκτρολόγηση ενός ή και των δύο κωδικών, θα σας ζητηθεί να ξαναγυρίσετε και να επιβεβαιώσετε τους αντίστοιχους κωδικούς πρόσβασης. Έτσι, υπάρχει ένας διπλός έλεγχος για να σας αποτρέψουμε από λάθη.

Βήμα 5: Μην ξεχάσετε να ονομάσετε το έγγραφό σας και να το αποθηκεύσετε σε μια γνωστή τοποθεσία. Αν μη τι άλλο, ίσως καταλήξετε να αναζητήσετε το ίδιο το αρχείο :).





Εμπειρία του Αναλυτή

Όταν ένας χρήστης προσπαθήσει να ανοίξει ένα έγγραφο που προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης, θα του ζητηθεί να εισαγάγει τον κωδικό πρόσβασης και το έγγραφο δεν θα είναι διαθέσιμο μέχρι να παρασχεθεί σωστά.

Το ίδιο ισχύει και για τον κωδικό τροποποίησης. Ο χρήστης θα πρέπει να το γνωρίζει ή θα του επιτρεπόταν να το δει μόνο σε κατάσταση ανάγνωσης.





συμπέρασμα

Προτιμώ να διατηρώ τα σημαντικά έγγραφα και τα δεδομένα μου προστατευμένα με αυτόν τον τρόπο. Παρόλα αυτά, διατηρώ και κάποιους κλειδωμένους φακέλους, κάτι που μου δίνει ένα επιπλέον επίπεδο προστασίας. Παρ 'όλα αυτά, κοινή χρήση των κλειδωμένων φακέλων είναι αρκετά δύσκολη και εκεί μετράται η προστασία αρχείων.