Πώς να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε μια λίστα διανομής στο MS Outlook

Έχετε ομάδες επαφών στις οποίες συνεχίζετε να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αιτήσεις συσκέψεων; Και επαναλαμβάνετε κάθε διεύθυνση αλληλογραφίας κάθε φορά που το επιθυμείτε; Τώρα, αν χρησιμοποιείτε MS Outlook ως πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και εξακολουθεί να κάνει το ίδιο πράγμα, σας λείπει κάτι πραγματικά δροσερό.




Το Outlook σας επιτρέπει να δημιουργήσετε Λίστες διανομής που δεν είναι παρά υποσύνολα των επαφών σας ή προσαρμοσμένες ομάδες όπως μπορείτε να καλέσετε. Έτσι, την επόμενη φορά έχετε μια ομάδα των ατόμων που στέλνουν συχνά μηνύματα, δημιουργήστε έναν κατάλογο διανομής, όπως εξηγείται παρακάτω.





Βήματα για τη δημιουργία λίστας διανομής

Πριν ξεκινήσετε σας προτείνω (και υποθέστε) ότι έχετε ήδη προσθέσει τις περισσότερες επαφές στο δικό σας Επαφές λίστα. Αυτό απλά κάνει τα πράγματα ευκολότερα για εσάς.



Βήμα 1: Κάνε κλικ στο Επαφές καρτέλα στο κάτω μέρος του αριστερού παραθύρου. Τώρα, χτυπήστε το Ενέργειες καρτέλα στην κορδέλα και ακολουθήστε Νέα λίστα διανομής. Οι λάτρεις του πληκτρολογίου μπορούν να βρουν Ctrl + Shift + L ως καλύτερη επιλογή.



Βήμα 2: Εμφανίζεται ένα νέο παράθυρο Λίστα διανομής καρτέλα στο highlight. Δώστε ένα όνομα στην ομάδα σας και προσθέστε μέλη από αυτήν Επιλέξτε Μέλη σύμφωνα με το Μέλη Ενότητα.

Βήμα 3: Κάντε διπλό κλικ στα ονόματα που θέλετε να προσθέσετε ή επιλέξτε τα και κάντε κλικ στο Μέλη κουμπί.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Προσθεσε νεο για να προσθέσετε μέλη που δεν βρίσκονται στη λίστα επαφών σας. Εκσυγχρονίζω και Αφαιρώ οι επαφές είναι συμπληρωματικές επιλογές.

Βήμα 4: Μόλις προσθέσετε μέλη, θα επιστρέψετε στο παράθυρο στο Βήμα 2. Κάντε κλικ στο Αποθήκευση & Κλείσιμο για να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε την πρώτη λίστα διανομής.

Ρίξτε μια ματιά στην παραπάνω εικόνα. Δημιούργησα τη λίστα μου για μερικά μέλη του Guiding Tech και αυτό είναι το όνομα που χρησιμοποιώ για να ομαδοποιήσω όλα τα μηνύματα.

Σημείωση: Μπορείτε να επεξεργαστείτε τη λίστα πάντα από την πλοήγηση στο Επαφές> Επιλογή ομάδας και ακολουθήστε τα βήματα 2 έως 4 ή όπως σας φαίνεται κατάλληλο.





Πώς να χρησιμοποιήσετε μια λίστα διανομής;

Ξεκινήστε με ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Δημιουργήστε το μήνυμά σας και στο Στο πεδίο πληκτρολογήστε το όνομα που δώσατε στην ομάδα σας. Στην περίπτωσή μου είναι Guiding-Tech. Ένα όνομα πληκτρολογείται θα δείτε ότι γίνεται έντονη και υπογραμμισμένη υποδεικνύοντας ότι το Outlook έχει αναγνωρίσει τη διεύθυνση. Εάν δεν το κάνει, προσπαθήστε να το κάνετε Ctrl + K. Εάν εξακολουθεί να μην υπάρχει, έχετε βουλώσει τη διαδικασία και ίσως χρειαστεί να επιστρέψετε στο Βήμα 1.

Κάνοντας κλικ στο + υπογραφή θα διαιρέσει το όνομα λίστας σε μεμονωμένες διευθύνσεις αλληλογραφίας (χρήσιμο αν θέλετε να καταργήσετε κάποιες εξαιρέσεις κατά περιόδους).





συμπέρασμα

Τα πράγματα δεν μπορούν να πάρουν απλούστερα αυτό, αν θέλετε να στείλετε μηνύματα ομάδας κάθε τόσο. Μπορείτε να δημιουργήσετε όσες λίστες θέλετε και να τις χρησιμοποιήσετε για την ευελιξία σας. Μια λίστα μπορεί να ληφθεί ως υπερσύνολο ή υποσύνολο άλλου. Πολλά περισσότερα για να καταλάβετε και θα το κάνετε, μόλις αρχίσετε να εξερευνάτε το χαρακτηριστικό.