Πώς να δημιουργήσετε κανόνες φακέλων στο MS Outlook για εισερχόμενα μηνύματα

Πολλοί από εσάς πρέπει να χρησιμοποιήσετε MS Outlook ως πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επίσης, είναι πιθανό ότι έχετε ενσωματώσει πολλούς λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να παραδώσει μηνύματα στο πελάτη επιφάνειας εργασίας. Σε ένα τέτοιο σενάριο, όταν λαμβάνετε πολλά μηνύματα, τότε είναι σημαντικό να γνωρίζετε πώς να τα διαχωρίζετε και να ελέγχετε πρώτα τα σημαντικά.




Αντί να το κάνετε αυτό χειροκίνητα, ίσως να θέλετε να το έχετε αποκλεισμένους φακέλους για διαφορετικούς τύπους μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, έτσι ώστε τα εισερχόμενα μηνύματα να στοιβάζονται στους αντίστοιχους φακέλους τους. Για μια τέτοια αυτοματοποίηση που σας επιτρέπει το Outlook δημιουργούν κανόνες και εφαρμόζει το ίδιο σε κάθε εισερχόμενο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Κατά συνέπεια, ωθεί τα μηνύματα στον καθορισμένο φάκελο. Η έννοια είναι παρόμοια με φίλτρα και ετικέτες στο Gmail.

Για παράδειγμα, θέλω όλα τα μηνύματα από το 'Sandeep Agarwal' να φτάσουν σε ένα φάκελλο που ονομάζεται Εαυτός. Εδώ καθορίζομαι τους κανόνες για αυτό.









Βήματα για τη δημιουργία ενός κανόνα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Η ίδια διαδικασία ισχύει για όλους τους τύπους κανόνων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό είναι ένα λεπτομερές παράδειγμα, που δείχνει την αναφερθείσα διαδικασία. Θα έχετε επιλέξει / καθορίσει παραμέτρους ανάλογα με το τι θέλετε.

Βήμα 1: Πλοηγηθείτε στο Εργαλεία και επιλέξτε την επιλογή Κανόνες και ειδοποιήσεις.

Βήμα 2: Εστίαση στο Κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καρτέλα και πατήστε το κουμπί ανάγνωσης Νέος κανόνας (Αλλαγή κανόνα αν αλλάζετε ένα υπάρχον).

Βήμα 3: Υπό Μείνετε οργανωμένοιτμήμα επισημάνετε τη βασική σας απαίτηση (επέλεξα, Μετακίνηση μηνυμάτων από κάποιον σε φάκελο).

Σημείωση: Στο κάτω μέρος του ίδιου διαλόγου θα βρείτε ένα τμήμα που λέει Βήμα 2. Θα πρέπει να κάνετε κλικ σε κάθε σύνδεσμο που εμφανίζεται μετά από 'Εφαρμόστε αυτόν τον κανόνα μετά την άφιξη του μηνύματος'Και να επεξεργαστείτε τις απαιτήσεις σας. Στο πλαίσιο μου ήταν:

Βήμα 3 (α): Επιλέξτε τα άτομα στα οποία θέλετε να εφαρμόσετε τον κανόνα (δηλαδή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προέρχονται από τα επιλεγμένα άτομα). Στη λίστα θα εμφανίζονται μόνο άτομα που έχουν προστεθεί στις επαφές σας. Επομένως, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχετε προσθέσει την επιθυμητή επαφή πριν ξεκινήσετε.

Βήμα 3 (β): Επιλέξτε το φάκελο στον οποίο θέλετε να μεταφερθούν / να παραδοθούν τα μηνύματα. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα νέο φάκελο εδώ.

Βήμα 4: Στη συνέχεια, μπορείτε να βελτιώσετε τον κανόνα σας προσθέτοντας περισσότερους περιορισμούς ή παραμέτρους στον βασικό κανόνα. Για παράδειγμα, μηνύματα με συγκεκριμένο Θέμα. Θα πρέπει επίσης να ελέγξετε την προτιμώμενη επιλογή και να κάνετε κλικ στον σύνδεσμο για να βελτιώσετε τον κανόνα ή να προσθέσετε περιγραφές.

Βήμα 5: Εάν υπάρχουν εξαιρέσεις με τον κανόνα που δεν μπορείτε να διαμορφώσετε στα παραπάνω βήματα, μπορείτε να το κάνετε εδώ.

Βήμα 6: Τώρα είστε έτοιμοι και μπορείτε να επιλέξετε Φινίρισμα. Ωστόσο, σας προτείνω να ελέγξετε Εκτελέστε αυτόν τον κανόνα τώρα… μαζί με Ενεργοποιήστε αυτόν τον κανόνα. Αυτό εξασφαλίζει ότι νέα και υπάρχοντα μηνύματα που πληρούν τον κανόνα μεταφέρονται στον αντίστοιχο φάκελο.





Μια πιο γρήγορη εναλλακτική λύση

Εάν θέλετε να συντομεύσετε τη διαδικασία (ωστόσο, ενδέχεται να μην μπορείτε να ορίσετε λεπτομερή κανόνα με αυτόν τον τρόπο), μεταβείτε στα εισερχόμενά σας και ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

Βήμα 1: Κάντε δεξί κλικ σε ένα μήνυμα (από το πρόσωπο του κανόνα σας έως τη χαρτογράφηση φακέλων) και επιλέξτε Δημιουργία κανόνα.

Βήμα 2: Επιλέξτε τα πλαίσια για τις παραμέτρους που θέλετε να εφαρμόσετε, επιλέξτε το φάκελο και κάντε κλικ στο Εντάξει.





συμπέρασμα

Αυτός είναι ένας απλός τρόπος για να κρατήσετε πιο αποτελεσματικά τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία σας στο Outlook. Επίσης, θα μπορείτε να επικεντρωθείτε εύκολα σε σημαντικά μηνύματα. Ξεκινήστε και θα γνωρίζετε τα οφέλη!