Πώς να δημιουργήσετε ή να αλλάξετε το Προεπιλεγμένο πρότυπο ειδοποίησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για το MS Outlook

Οι ειδοποιήσεις είναι ένας τρόπος για να ενημερώσετε αμέσως τους ανθρώπους ότι έχει συμβεί κάποιο γεγονός. Και πρέπει να έχετε βιώσει πολλά από αυτά ιστοσελίδες κοινωνικής δικτύωσης. Προσωπικά, τους βρίσκω πραγματικά χρήσιμο με μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.




Χρησιμοποιώ το MS Outlook ως το δικό μου πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τον τρόπο του mail τα έργα του συστήματος με βοηθούν να μείνω στην κορυφή των email μου. Με μια ματιά, γνωρίζω τη ζωντάνια του μηνύματος και μπορώ να αποφασίσω τι να κάνω με αυτό. Ωστόσο, μερικές φορές έχασα την προσοχή από σημαντικά καθήκοντα εξαιτίας όχι τόσο σημαντικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Έτσι, σκέφτηκα να απενεργοποιήσω την προεπιλεγμένη λειτουργία ειδοποίησης αλληλογραφίας και δημιουργώντας εξατομικευμένους κανόνες/ ειδοποιήσεις για ορισμένους τύπους μηνυμάτων (εξετάζοντας πράγματα όπως αποστολέας, θέμα κ.λπ.). Εδώ μπορείτε να κάνετε το ίδιο.







Βήματα για την απενεργοποίηση της προεπιλεγμένης δυνατότητας ειδοποίησης

Εάν θέλετε να δημιουργήσετε ειδοποιήσεις για συγκεκριμένο τύπο μηνυμάτων τότε θα πρέπει να απενεργοποιήσετε την προεπιλεγμένη ρύθμιση. Διαφορετικά, θα υπάρχουν δύο ειδοποιήσεις για κάθε τέτοιο μήνυμα.



Βήμα 1: Πλοηγηθείτε στο Εργαλεία -> Επιλογές για να ξεκινήσει το Επιλογές διαλόγου. Εδώ, επισημάνετε το Προτιμήσεις καρτέλα και χτυπήστε Επιλογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάτω από το κουμπί ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗΕνότητα.

Βήμα 2: Στο Επιλογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάντε κλικ στο παράθυρο διαλόγου Σύνθετες επιλογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Βήμα 3: Καταργήστε την επιλογή στην επιλογή Εμφάνιση νέας ειδοποίησης επιφάνειας εργασίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείουγια να απενεργοποιήσετε την προεπιλογή επιτραπέζιες ειδοποιήσεις.





Βήματα για τη δημιουργία κανόνων εξατομικευμένων ειδοποιήσεων

Σε αυτή την ενότητα θα ορίσουμε κανόνες για μηνύματα για τα οποία θα θέλαμε να λαμβάνουμε ειδοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Βήμα 1: Κάντε δεξί κλικ σε ένα μήνυμα (από το πρόσωπο του κανόνα σας για την ειδοποίηση χαρτογράφησης) και επιλέξτε Δημιουργία κανόνα.

Βήμα 2: Ελέγξτε τα πλαίσια για τις παραμέτρους που θέλετε να εφαρμόσετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πλαίσιο για Εμφάνιση στο παράθυρο προειδοποίησης για νέο στοιχείο. Επιπλέον, θα μπορούσατε Αναπαραγωγή επιλεγμένου ήχου που θα σήμαινε ότι θα μπορούσατε να αντιστοιχίσετε διαφορετικούς τόνους σε διαφορετικούς ανθρώπους.

Βήμα 3: Μπορείτε επίσης να περιηγηθείτε στο Προχωρημένες επιλογές για να εφαρμόσετε περισσότερες παραμέτρους φίλτρου και να προσθέσετε εξαιρέσεις στον κανόνα.

Μπορείτε επίσης να εκτελέσετε αμέσως τον κανόνα για να ελέγξετε αν λειτουργεί. Όταν ολοκληρωθεί ο προσαρμοσμένος κανόνας προειδοποίησης θα είναι έτοιμος να εμφανιστεί.

Γρήγορη συμβουλή: Δεν χρειάζεται να δημιουργείτε πάντα έναν νέο κανόνα. Εάν διαθέτετε ένα υπάρχον (για παράδειγμα, για φιλτράρισμα αλληλογραφίας), μπορείτε απλά να ανοίξετε αυτόν τον κανόνα μεταβαίνοντας σε Εργαλεία -> Κανόνες και ειδοποιήσεις και ελέγξτε τα σωστά / απαιτούμενα πλαίσια.

Ωστόσο, υπάρχει κάποια διαφορά στο προεπιλεγμένο αναδυόμενο παράθυρο και στο προσαρμοσμένο παράθυρο προειδοποίησης. Ενώ εμφανίζεται το προεπιλεγμένο αναδυόμενο παράθυρο στην κάτω δεξιά γωνία της οθόνης, το παράθυρο προειδοποίησης εμφανίζεται πάνω από ό, τι εκτελείτε.





συμπέρασμα

Είναι μια καλή κίνηση να παρακολουθήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχεδόν αμέσως και επίσης καλό να απαντήστε σε αυτά όσο το δυνατόν συντομότερα. Οι ειδοποιήσεις επιφάνειας εργασίας βοηθούν σε αυτή τη δραστηριότητα σε μεγάλο βαθμό. Αλλά τότε, δεν είναι όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σημαντικά και δεν χρειάζονται όλα αυτά για άμεση ανταπόκριση και εκτροπή από τρέχοντα καθήκοντα.

Η δημιουργία προσαρμοσμένων κανόνων προειδοποίησης μπορεί πραγματικά να σας βοηθήσει σε αυτό το σενάριο. Πείτε μας αν το θεωρείτε χρήσιμο.