Πώς να προσθέσετε ένα ημερολόγιο που να δείχνει το χρονοδιάγραμμα στις αποκλίσεις από το Office στο Outlook

Εγκαθιστώ Out of Office (OOO) απαντήσεις για να αυτοματοποιήσετε τις απαντήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (όταν βρίσκεστε σε διακοπές) δίνει μια επαγγελματική πινελιά στον τρόπο με τον οποίο χειριζόμαστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μας. Ωστόσο, οι περισσότεροι από εμάς έχουν αναπτύξει ή ανέλαβε την τυποποιημένη διαδικασία λεπτομερειών μόνο τις ημερομηνίες μη διαθεσιμότητας στα μηνύματά μας.




Ας αλλάξουμε αυτό το στυλ και να δώσουμε μια καινοτόμο καμπύλη σε αυτό που βλέπουν οι αποστολείς αυτοματοποιημένες απαντήσεις. Γιατί να μην προσπαθήσουμε και να συμπεριλάβουμε λεπτομέρειες σχετικά με την αφοσίωσή μας κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου (ή πριν και μετά από αυτή την περίοδο), έτσι ώστε όσοι προσπαθούσαν να επικοινωνήσουν μαζί μας μπορούν να προγραμματίσουν να επικοινωνήσουν (και πάλι) αναλόγως.

Και σήμερα, θα μάθουμε πώς να συμπεριλάβουμε τέτοιες λεπτομέρειες με γραφικό τρόπο, δηλ. Προσθέτοντας ένα μίνι ημερολόγιο (με επιλεγμένες λεπτομέρειες) σε τέτοια μηνύματα MS Outlook.







Βήματα για να συμπεριλάβετε ένα μίνι ημερολόγιο στις απαντήσεις των διακοπών

Η διαδικασία μέσω των βημάτων 1 και 2 είναι κοινή για όλους τους χρήστες του Outlook. Το βήμα 3, ωστόσο, δεν θα ισχύσει για όσους χρησιμοποιούν τον βοηθό OOO (διατίθεται στην έκδοση MS Outlook Exchange). Θα καλύψουμε τι μπορούν να κάνουν τέτοιοι χρήστες, προς το τέλος.



Βήμα 1: Εκκινήστε το πρόγραμμα-πελάτη MS Outlook και περιηγηθείτε στο δικό του Ημερολόγιοαπό το κάτω μέρος του αριστερού παραθύρου. Κάντε δεξί κλικ στο ημερολόγιο που θέλετε να συμπεριλάβετε στα αυτοματοποιημένα μηνύματα. και στη συνέχεια χτυπήστε Αποστολή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Βήμα 2: Θα δείτε ένα παράθυρο διαλόγου στο οποίο θα πρέπει να ορίσετε το εύρος ημερομηνιών και να επιλέξετε το εύρος ημερολογίου που θέλετε να μοιραστείτε.

(α) Μπορείτε επίσης να αλλάξετε το ημερολόγιό σας εδώ, σε περίπτωση που έχετε κάνει λάθος επιλογή ή αποφασίσετε να αλλάξετε.

(β) Επιλέξτε το φάσμα / την περίοδο που θέλετε να κάνετε μέρος των απαντήσεών σας. Γενικά, θα ήταν Τις επόμενες 7 ημέρες (τουλάχιστον το κάνω αυτό).

(γ) Επιλέξτε τις λεπτομέρειες που θέλετε να μοιραστείτε. Εδώ, προτιμώ να ξεκινήσω Περιορισμένες λεπτομέρειες.

(ρε) Μπορείτε να αλλάξετε το Προηγμένη ρυθμίσεις για περισσότερες προτιμήσεις και περιορισμούς.

Μόλις αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις, το ημερολόγιό σας θα εισαχθεί ως μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Θα δείτε ένα μικροσκοπικό ημερολόγιο με χρωματικούς δείκτες στις ημερομηνίες που καθορίζουν την εμπλοκή σας. Οι ημερομηνίες παρέχουν επίσης συνδέσεις με τις λεπτομέρειες που αναφέρονται παρακάτω στο μήνυμα.

Προτείνω να καταργήσετε το συνημμένο επειδή αυτό θα κατέληγε σε πλεονάζοντα δεδομένα.

Βήμα 3: Η διαδικασία μετά από αυτό περιλαμβάνει τη δημιουργία ενός νέου κανόνα και τον καθορισμό του ως απόκριση διακοπών. Εξηγείται λεπτομερώς σε άλλη θέση εδώ. Ακολουθήστε τα βήματα 2 έως το τέλος αυτού του άρθρου.

Σημείωση: Για όσους χρησιμοποιούν OOO Βοηθός, αντιγράψτε το αποτέλεσμα του Βήματος 2, μεταβείτε στο σημείο όπου ορίσατε το μήνυμά σας για απαντήσεις και επικολλήστε το εκεί.





συμπέρασμα

Έτσι, θα θέσετε τις απαντήσεις σας με ένα μίνι ημερολόγιο την επόμενη φορά; Εγγυώμαι ότι όσοι λαμβάνουν τέτοιες απαντήσεις θα σας εκτιμήσουν περισσότερο από ποτέ. Μην ξεχάσετε να μοιραστείτε αυτό το άρθρο με τους συναδέλφους και τους φίλους σας, αν σας αρέσει.