GT εξηγεί: Τι είναι οι φάκελοι αναζήτησης MS Outlook και πώς να δημιουργήσετε ένα προσαρμοσμένο

Προηγουμένως, έχουμε επεξεργαστεί πώς ένας χρήστης του MS Outlook μπορούσε δημιουργούν κανόνες για να ελέγξετε τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να τα φιλτράρετε ή να τα κατευθύνετε σε συγκεκριμένους φακέλους (με βάση τους προσαρμοσμένους κανόνες). Ωστόσο, ενδέχεται να έχετε κάποιες συγκεκριμένες απαιτήσεις που δεν καλύπτονται από κανόνες φακέλων. Ή ίσως να μην θέλετε να μετακινήσετε μια ομάδα (ή τύπο μηνύματος) σε ένα εντελώς διαφορετικό φάκελο, αλλά θέλετε να έχετε ξεχωριστή προβολή για αυτούς.




Το MS Outlook καλύπτει έξυπνα τέτοιες απαιτήσεις βάσει ενός στοιχείου γνωστού ως Αναζήτηση φακέλων. Αυτοί οι φάκελοι είναι εικονικούς φακέλους και δεν περιέχουν ή αποθηκεύουν πραγματικά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Απλώς δημιουργούν μια προβολή σύμφωνα με τους κανόνες που έχουν οριστεί και δείχνουν τα μηνύματα που ταιριάζουν με αυτόν τον κανόνα.



Από προεπιλογή, ένα φάκελο αναζήτησης πάντα περιέχει προβολές όπως κατηγοριοποιημένη αλληλογραφία, μεγάλη αλληλογραφία και μη αναγνωσμένη αλληλογραφία. Ίσως θελήσετε να δημιουργήσετε κάτι περισσότερο όπως For Follow Up, Attachment κλπ. Ας δούμε πώς να το κάνουμε αυτό.







Βήματα για τη δημιουργία μιας προβολής κάτω από το φάκελο 'Αναζήτηση'

Μπορείτε να επιλέξετε μια προβολή από μια λίστα τυποποιημένων κανόνων ή ακόμα και να προσαρμόσετε τους κανόνες από το τέλος στο τέλος ή τα πρότυπα που βασίζονται σε χρήστες.

Βήμα 1: Κάντε δεξί κλικ στο Αναζήτηση φακέλουγια οποιοδήποτε πλαίσιο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κάντε κλικ στο Νέο φάκελο αναζήτησης.

Βήμα 2: Επιλέξτε τον τύπο του φακέλου αναζήτησης που θέλετε να δημιουργήσετε. Οι τύποι φακέλων που παρατίθενται στις τρεις πρώτες ενότητες έχουν κανόνες εσωτερικού προτύπου (τα ονόματά τους καθορίζουν πολύ).

Σε αυτόν τον οδηγό θα αναπτύξουμε τη δημιουργία ενός προσαρμοσμένου φακέλου (τελευταία επιλογή). Έτσι, επιλέξτε αυτό και κάντε κλικ στο Επιλέγω να καθορίσετε κανόνες και κριτήρια προβολής.

Βήμα 3: Δώστε ένα σχετικό όνομα στην προβολή. Μπορείτε να αλλάξετε τον φάκελο που θα ελεγχθεί για την εμφάνιση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάτω από την προβολή. Στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί για Κριτήρια να ορίσετε κανόνες της επιλογής σας.

Βήμα 4: Στο Μηνύματα μπορείτε να εισαγάγετε μερικές λέξεις-κλειδιά τις οποίες θα αναζητούσε το σύστημα στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και στο πεδίο που επιλέξατε. Όπως βλέπετε στην εικόνα (παρακάτω), μπορείτε επίσης να ορίσετε Από και Αποστέλλονται πεδία, καθορίστε χρονικά όρια και πολλά άλλα.

Βήμα 5: Μπορείτε τώρα να πλοηγηθείτε στο Περισσότερες επιλογές και περιλαμβάνουν περισσότερους κανόνες όπως κατηγορία, αναγνωσμένα / μη αναγνωσμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, με / χωρίς συνημμένα, σημασία, μέγεθος και άλλα.

Βήμα 6: Χρειάζεστε περισσότερες επιλογές; Πλοηγηθείτε στο Προηγμένηκαι κάντε κλικ στο Πεδίο. Επιλέξτε ένα κριτήριο, καθορίστε μια συνθήκη και μια τιμή.

Τέλος, κάντε κλικ στο Πρόσθεσε στη λίστα για να δείτε την καταχώρησή σας να εμφανίζεται. Μπορείτε να προσθέσετε πολλαπλές καταχωρήσεις.

Βήμα 7: Κάντε κλικ στο OK και αποθηκεύστε τις ρυθμίσεις σας. Δοκιμάστε να στείλετε ένα δοκιμαστικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να ελέγξετε αν λειτουργεί. Αν δεν το κάνετε, θα πρέπει να έχετε δυσκολίες με τους κανόνες. Ίσως να χρειαστεί να τα επανεξετάσετε.

Σημείωση: Θυμηθείτε, εάν διαγράψετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους φακέλους αναζήτησης, τότε αφαιρούνται από την αρχική τους θέση. Αλλά αν καταργήσετε ένα Φάκελο Αναζήτησης, τα μηνύματα που σχετίζονται με αυτά παραμένουν άθικτα στις αρχικές τους τοποθεσίες.





συμπέρασμα

Πόσο χρήσιμο πιστεύετε ότι οι Φάκελοι Αναζήτησης είναι για εσάς; Θα τα χρησιμοποιήσετε σε συνδυασμό με άλλους κανόνες που έχετε ήδη;

Έχω δημιουργήσει αρκετά για τον εαυτό μου. Με βοηθούν πραγματικά να οργανώσω τα πράγματα ένα βήμα παραπέρα και να παρακολουθώ γρήγορα τα διαφορετικά είδη ηλεκτρονικών μηνυμάτων που πρέπει να παρακολουθήσω.