4 γρήγορες και καινοτόμες συμβουλές για την παραγωγικότητα MS Word

Οι περισσότεροι από εμάς που διαβάζουμε αυτό το άρθρο πιθανώς έχουν εργαστεί μέσω τουλάχιστον δύο εκδόσεων του MS Word. Αλλά μπορείτε να ισχυριστείτε ότι γνωρίζετε όλα όσα πρέπει να ξέρετε για το MS Word; Σε μια μελέτη, λίγα χρόνια πριν, η Microsoft έβλεπε μια διατομή των χρηστών της για να μάθετε ποια χαρακτηριστικά θα ήθελαν σε μια επερχόμενη έκδοση του MS Word. Προς έκπληξή τους, οι ερωτηθέντες ζητούσαν χαρακτηριστικά που ήταν ήδη εκεί ... απλά δεν το γνώριζαν.




Ίσως το ίδιο ισχύει και για αυτές τις γρήγορες και καινοτόμες συμβουλές για την παραγωγικότητα του MS Word που πρόκειται να μοιραστώ μαζί σας εδώ. Ελέγξτε τα έξω.

Σημείωση: Τα στιγμιότυπα οθόνης είναι του MS Word 2010, αλλά οι συμβουλές θα πρέπει να λειτουργούν και στην έκδοση του 2007 του Word.







Αποθήκευση όλων των ανοικτών εγγράφων του Word (και να τα κλείσετε πάρα πολύ)

Ας υποθέσουμε ότι έχετε ανοίξει περισσότερα από ένα έγγραφα του Word. Μπορείτε να επιλέξετε να τα αποθηκεύσετε και να τα κλείσετε μεμονωμένα. Αλλά αν υπάρχει μια χούφτα, αυτή η τακτοποιημένη άκρη μπορεί να ξυρίσει λίγα δευτερόλεπτα από μια κουραστική μέρα.



ο Αποθήκευση όλων και Κλείσ'τα όλα οι εντολές δεν αποτελούν μέρος της προεπιλογής Ταινία. Αλλά μπορείτε εύκολα να τα προσθέσετε στη Κορδέλα σας.

1. Μεταβείτε στο Αρχείο -> Επιλογές -> Προσαρμογή κορδέλας. Επιλέγω Εντολές που δεν βρίσκονται στη Κορδέλα στην ενότητα Επιλογή εντολών από τη στήλη.

2. Κάντε κύλιση προς τα κάτω στο Αποθήκευση όλωνκαι προσθέστε το σε στη γραμμή εργαλείων σας κάνοντας κλικ στο Προσθήκηκουμπί. Ομοίως, πάρτε Κλείσιμο Όλων από την ίδια λίστα για να την συμπεριλάβετε στην Κορδέλα.

3. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε αυτές τις δύο εντολές στο Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης πηγαίνοντας στο τμήμα προσαρμογής μέσα σε αυτό.





Ανάκτηση ενός μη αποθηκευμένου εγγράφου του Word

Αυτό είναι σίγουρα μια εύχρηστη συμβουλή MS Word για μία από αυτές τις στιγμές. Αν έχετε κλείσει το έγγραφο MS Word χωρίς να το αποθηκεύσετε, μην καψετε τα έπιπλα. Είναι εύκολο να το πάρετε πίσω σε δευτερόλεπτα.

1. Μεταβείτε στο Αρχείο -> Πληροφορίες -> Διαχείριση εκδόσεων.

2. Κάντε κλικ στο μικρό αναπτυσσόμενο μενού και επιλέξτε Ανάκτηση μη αποθηκευμένων εγγράφων.

3. Το MS Word σας μεταφέρει στον κατάλογο (UnsavedFiles) όπου διατηρεί ένα αντίγραφο του εγγράφου πρότασης. Επιλέξτε αυτό που θέλετε και ανοίξτε το ως νέο έγγραφο. Τώρα, μην ξεχάσετε να το αποθηκεύσετε!





Διαμόρφωση πολλών εγγράφων του Word για βελτίωση της ροής εργασιών

Εάν έχετε δύο ή περισσότερα από δύο έγγραφα του Word που ανοίγουν στην επιφάνεια εργασίας σας, μπορείτε να κάνετε μια γρήγορη παραγγελία για να τις δείτε καλύτερα.

μεταβείτε στο Θέα στην Κορδέλα και κάντε κλικ στο Ταξινόμηση όλωνκουμπί. Αμέσως, το Word αναδιοργανώνει όλα τα έγγραφα, τοποθετώντας τα στην οθόνη, όπως στο παραπάνω screenshot.

Θυμηθείτε ότι το Word δεν δημιουργεί ένα ελάχιστο έγγραφο. Έτσι, μπορείτε να κρατήσετε το έγγραφο που δεν θέλετε πλακάκια - ελαχιστοποιημένο. Κάνοντας κλικ στο πλήκτρο μεγιστοποίησης ενός εγγράφου αποκαθιστά την προηγούμενη κατάσταση.





Να διατηρείτε πάντοτε ένα αρχείο συνδεδεμένο στη λίστα πρόσφατων εγγράφων στο MS Word

Η λίστα πρόσφατων εγγράφων για MS Word 2010 μπορείτε να βρείτε στο μενού Αρχείο. Περιλαμβάνει όλα τα αρχεία του Word που έχετε ανοίξει στο εγγύς παρελθόν. Εάν θέλετε να διατηρήσετε ένα συγκεκριμένο αρχείο στη λίστα, ανεξάρτητα από το πόσα αρχεία θα ανοίξετε (ή έχετε), τότε υπάρχει ένας πολύ εύκολος τρόπος να 'περάσετε' αυτό το συγκεκριμένο έγγραφο στη λίστα. Η διατήρηση ενός αρχείου που ανοίγει συχνά διατηρείται μόνιμα στη λίστα και βοηθά στην ταχύτερη πρόσβαση.

Προς το επικολλήστε ένα έγγραφο, απλά κάντε κλικ στο μικρό πιέστε εικονίδιο καρφίτσας στα δεξιά του αρχείου που θέλετε να διατηρήσετε στη λίστα. Προς το ξεκλειδώστε το έγγραφο απλά κάντε ξανά κλικ στο εικονίδιο.

Εδώ ελπίζουμε ότι αυτές οι τέσσερις άκρες σας βοήθησαν.

Λοιπόν, ποιες είναι οι αγαπημένες σας συμβουλές MS Word; Πες μας για τα σχόλια.